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sábado, 19 de marzo de 2016

Las PYMEs de México pierden millones de pesos por descuidos en sus gastos de viaje


MÉXICO.- Pequeñas y medianas empresas (Pymes) que viajan de forma constante, como despachos de abogados, de auditoría y consultorías en México, pierden al año hasta un millón de pesos en promedio, por descuidos en sus gastos de viajes de negocios. De acuerdo con estimaciones de Concur, empresa estadounidense de administración de viáticos, las pérdidas de esta cantidad se registran en empresas que procesan en forma manual desde 50 reportes de gastos de viajes por mes.

Se trata de errores en las cuentas, recibos faltantes, gastos hechos fuera del presupuesto establecido, tardanza en la presentación de informes y falta de visibilidad de los montos pagados, señala la plataforma tecnológica con base en sus operaciones en México.

Debido a su giro, las firmas de abogados y consultorías en México envían personal a viajes de negocios hasta cuatro veces por semana e invierten al año un promedio de tres millones de pesos en viáticos.

“Las principales perdidas que hemos visto en Pymes en viajes de negocios ocurren por no tener control, por la falta de una política de viáticos para los empleados, por no poner un límite a los gastos de transporte y comidas por mes. Estas empresas a veces no saben cuánto están gastando y abren la puerta a que algunos se salten las reglas”, explicó en entrevista el director de marketing de Concur, Manuel Valdés.

Al ser estas compañías en su mayoría empresas de menos de 100 empleados y con un tope máximo de ganancias de 250 millones de pesos anuales, las pérdidas monetarias en viajes de negocios afectan más a estas empresas.

“Nuestra sugerencia es elegir las opciones más inteligentes, si los obligas a tener muchas escalas o los mandas al peor hotel no les agradará. La mejor política es la más controlada, que tu personal pueda elegir el restaurante que desea, o el vuelo que desea, siempre y cuando se ajuste a las tarifas permitidas por la compañía. Se trata de mantenerlos contentos pero tener visibilidad de tus gastos”, agregó.

Ante este panorama, una opción para las Pymes es usar plataformas tecnológicas para realizar sus reservaciones y reportes de gastos de viaje.

De acuerdo con Concur, implementar soluciones digitales ayuda a las empresas a aprovechar descuentos en vuelos y hoteles, lo que les genera ahorros de entre el 7 y el 12 por ciento en su presupuesto anual destinado a viajes de negocios y reduce el tiempo de reembolsos a sus empleados de tres semanas a una.

Las compañías en general hacen viajes de negocios para alcanzar mayor número de clientes a quienes vender o prestar servicios, para ello invierten al menos el 10 por ciento de su presupuesto anual general, según datos de la consultora Aberdeen.

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